Twee volledige zakelijke toespraken voor twee heel verschillende data: een feestelijke avond met klanten en een ronde cijfers voor het personeel. Bedrijven en figuren worden uitgevonden, de mechanieken zijn echt. Na elke toespraak staat er op papier waarom het slijt. Structuur, spreektijd en varianten worden uitgelegd op de pagina Writing a business speech.
Voorbeeld 1: De algemeen directeur bij het klantenevenement voor het tiende jubileum
Situatie: Avondevenement van een softwarebedrijf voor expediteurs, 120 gasten (klanten, partners, medewerkers). Spreektijd acht minuten, gevolgd door buffet.
Goedenavond. Voordat je naar het buffet mag gaan, neem ik je mee naar oktober 2016.
In die tijd bestond Cargoplan uit drie personen en een kelderkantoor in Osnabrück, waar de verwarming alleen in de winter draaide wanneer de waterketel tegelijk uit stond. Onze eerste rekening hangt vandaag ingelijst in de gang: nummer 0001, meer dan 840 euro, aan het expeditiebedrijf Kruse. Meneer Kruse is er vanavond. Destijds was jij de enige in de branche die de dispatcher-tool van drie studenten een kans gaf. En je hebt 31 fouten gemeld in de eerste zes weken, netjes genummerd, per fax. Deze fax maakte van een studentenproject een product. Dank je daarvoor.
Tegenwoordig gebruiken 214 transportbedrijven Cargoplan om ongeveer 9.000 voertuigen te verzenden. Maar het aantal waar ik het meest trots op ben, is een andere: van de tien klanten uit ons eerste jaar zijn er nog negen aanwezig. De tiende heeft het bedrijf aan zijn zoon overgedragen. Hij is ook een klant, dus telt hij halverwege.
Drie bedankcadeaus horen vanavond toe. Aan onze klanten: U heeft ons uw planning toevertrouwd, het hart van uw bedrijf, en uw feedback zit in elke versie. Het wachttijd-verkeerslicht, onze meest gebruikte functie, was een drielijnig verzoek in een e-mail van de expediteur in Ohlendorf in 2019. Aan onze 38 medewerkers: Vorig jaar hebben jullie de overstap naar het nieuwe platform geleid en alle 214 klanten gemigreerd zonder dat er ook maar één vrachtwagen stil stond. De laatste migratienacht eindigde om 4:40 uur met pizza in de vergaderruimte. Ik laat de foto’s vandaag niet zien uit respect voor de betrokkenen. En aan Sparkasse Osnabrück, die in 2017 een lening gaf aan een software-startup zonder machines. Haar collega vroeg destijds wat hij moest grijpen als er iets mis zou gaan. Het ging niet mis.
Eén zin over de toekomst, dat is alles wat een feestelijke avond nodig heeft: In januari gaat de verbinding met het douaneplatform live, het project waar de helft van jullie al jaren van verlangt. Als je het van tevoren wilt zien, kun je me later vinden aan de bartafel naast de toonbank.
Tien jaar, 214 klanten, negen van de tien vanaf het eerste uur nog aan boord. Het buffet is open. Meneer Kruse, na tien jaar verdient u uw eerste bord.
Waarom deze toespraak werkt: De introductie springt in een scène met een locatie en een detail die alleen dit bedrijf kan vertellen: verwarming versus waterboiler. De jubileumnummers hebben toen en nu invloed op het contrast, en het sterkste getal is een loyaliteitsnummer (negen van de tien voor het eerst gezelschap) omdat het het publiek in de zaal zelf beïnvloedt. De bedank wordt gericht in plaats van algemeen: een klant met een naam en faxanekdote, de medewerkers met meetbare prestaties, de bank met een offerte. Het vooruitzicht blijft één zin met een datum, omdat een feestelijke avond geen routekaart kan verdragen. En het einde leidt direct naar de avond met het bord voor meneer Kruse.
Voorbeeld 2: De CFO legt de jaarlijkse cijfers uit aan het personeel
Situatie: Begin van het jaar voor een logistieke groep met 450 medewerkers, kantine plus videostream naar de vestigingen. De commerciële directeur heeft twaalf minuten voor de cijfers van het afgelopen jaar.
ik ben de vrouw met de nummers, en ik heb precies één dia bij me. Er staat één euro.
Deze euro staat voor de 87 miljoen die onze klanten vorig jaar aan ons overmaakten. Ik zal je laten zien waar hij heen is gegaan. 52 cent: lonen, salarissen, sociale zekerheidsbijdragen, het grootste item, en dat is het juiste om te doen met een expediteur. 17 cent: diesel, tol, energie. 14 cent: Derdepartij vracht, dus tours die partnerbedrijven voor ons hebben gereden. 9 cent: lease, verzekering, werkplaats, IT. 4 cent: rente en belastingen. Er zijn nog 4 cent over. Dit is onze winst: 3,4 miljoen euro.
Vier cent per euro. Ik zeg dit zo duidelijk omdat na de vergadering van vorig jaar een collega uit de zaal me vroeg waar “de miljoenen” eigenlijk naartoe gaan. Legitieme vraag, hier is het antwoord: van de 3,4 miljoen zijn er al 2,6 gepland. Twaalf nieuwe gelede vrachtwagens kostten 1,9 miljoen, de handlingrobot voor Hall 3 nog eens 700.000. De resterende 800.000 gaan naar de reserve. Klinkt niet spectaculair. Deze reserve heeft ons echter door de piek van de dieselprijs in het voorjaar van 2023 geholpen zonder dat iemand zich zorgen hoefde te maken voor zijn baan.
Drie cijfers uit het jaar die je zou moeten kennen. Ten eerste groeide de verkoop met zes procent, het tonnage slechts met twee. Vertaald betekent dit dat we betere prijzen hebben doorgevoerd en minder kilometers leeg hebben gereden. Het lege runpercentage is gedaald van 21 naar 17 procent, en dat was het werk van de centralisten. Ten tweede heeft magazijnlogistiek voor het eerst een pluspunt behaald, drie jaar na de lancering, een jaar eerder dan gepland. Ten derde de onaangename: Onze slechte schulden zijn verdrievoudigd tot 410.000 euro omdat twee klanten failliet zijn gegaan. Daarom controleert de verkoop nieuwe klanten nu strenger en daarom zeg ik soms nee tegen een bestelling die er op papier goed uitziet.
Wat betekent dit allemaal voor jou? De tariefverhoging van 4,1 procent vanaf april is opgenomen in de planning en gefinancierd. De bonus van het afgelopen jaar komt met de overschrift van mei: 900 euro voor fulltime, pro rata voor parttime. En als iemand in de zomer opnieuw vraagt waar de miljoenen heen gaan: De slide met de euro hangt vanaf morgen op elk prikbord, met alle cijfers erachter. Als je meer wilt weten: ik leg onze cijfers uit aan iedereen die het vraagt, indien nodig bij een kop koffie. Mijn kantoor is dat met de glazen deur naast de receptie.
Waarom deze toespraak werkt: De ene euro is de vertaaldienst: 87 miljoen niemand kan bevatten, 4 cent winst per euro wordt begrepen door iedereen zonder financiële achtergrond. De toespraak citeert de kritische vraag van het voorgaande jaar letterlijk en noemt deze gerechtvaardigd in plaats van af te wenden. Dit is al half onschadelijk gemaakt tijdens de Q&A-sessie. Het slechte getal staat op gelijke voet met het goede getal en rechtvaardigt een beslissing die anders hoofdschudden oproept: het nee op sommige bevelen. En de conclusie verbindt de balans met wat direct de luisteraars raakt: tarief, premie, een kennisgeving om te controleren.
Het patroon achter beide toespraken
De feestelijke avond en de cijferronde hadden nauwelijks meer van elkaar kunnen verschillen, maar de kern is hetzelfde: beide toespraken vertalen bedrijfsgegevens naar dingen die zichtbaar zijn. Een ingelijste factuur, één euro op een dia. Beide krijgen geloofwaardigheid door een detail dat onhandig is: de ketel in het kelderkantoor, de verdrievoudigde slechte schulden. Als je je eigen zakelijke toespraak opbouwt: definieer eerst de ene kernboodschap en zoek daarna naar twee of drie concrete bewijzen van je bedrijf. Structuur, spreektijd en varianten voor andere gelegenheden zijn te vinden op de pagina Schrijf een zakelijke toespraak. Daar zal eloqole je de tekst voor je afspraak schrijven.