Bir yönetici olarak göreve başlama konuşmasında nelere yer verilmeli
Yeni bir yönetici olarak göreve başlama konuşması beş ila on dakika sürer ve üç soruyu yanıtlar: Kimsin? Neden buradasın? Önümüzdeki haftalarda neler olacak? Birebir görüşmeler yapacağını duyur, herhangi bir değişiklik sözü verme ve takvimde zaten yer alan bir randevuyla konuşmanı sonlandır. Strateji, değerlendirmeler ve personel kararları daha sonra, ilk 100 günün ardından gelir.
Neden ilk dakikalar bu kadar önemlidir?
Yeni pozisyonundaki ilk izlenim birkaç dakika içinde oluşur ve aylarca sürer. Ekibin, sana önceden güven duyarak odada oturur, ancak her göreve başlanışta akıllara gelen şu soruyu da beraberinde getirir: Benim için ne değişecek? Göreve başlama konuşması, tüm çalışanların aynı cümleleri aynı anda duyduğu tek andır. Bundan sonra işyerindeki söylentiler devreye girer ve bunlar, senin onlara sunduğun malzemelerle beslenir.
Yeni bir yönetici olarak göreve başlamak aynı zamanda şunu da demektir: Henüz ilk kararını bile vermeden, bu konuşmaya göre değerlendirileceksin. Bu haksızlık ve bunu değiştirmek zordur. Değiştirebileceğin tek şey, daha sonra alıntılanacak olan sözleridir.
Yapı: dört bölüm
1. Kim olduğunuz. Kariyeriniz üç cümlede: sizi bu liderlik pozisyonuna nitelikli kılan görev ve intranette yer almayan bir ayrıntı. Geri kalan her şeyi insanlar okuyabilir.
2. Neden buradasın. Bu yeni pozisyonda seni cezbeden şey, somut olarak. “Heyecan verici bir meydan okuma” der her yeni patron. “Geçen yıl sekiz kişiyle sistem geçişini başardınız, bunu yakından görmek istedim” diyen ise sadece hazırlıklı olan kişidir.
3. Nasıl liderlik etmek istiyorsun. Liderlik tarzını bir cümleyle ve örnek vererek anlat. Mesela: “Kararları hızlı alırım ve yanıldığımda bunu size söylerim.” Böylece kendini değerlendirilebilir hale getirirsin ve işte bu da güvenilirlik yaratır.
4. Bundan sonra ne olacak. En önemli kısım. İlk hafta içinde birebir görüşmeler yapacağını duyur, sadece dinleyip soru soracağın dönemi ve ilk gözlemlerini paylaşacağın tarihi belirt. “Yakında” yerine somut tarihler ver.
Süresi ve Zamanı
Beş ila on dakika sürmeli, ilk hafta içinde, tercihen ilk iki gün içinde yapılmalı. Birkaç dakika yeterlidir, çünkü bu konuşma sadece daha sonra yapılacak birebir görüşmelerin derinleştireceği konuları açmak içindir. İlk gün 20 dakikalık bir konuşma yanlış bir mesaj verir: “Burada biri dinlemektense konuşmayı tercih ediyor.” Ekibi henüz tanımadan, örneğin bir şirket toplantısında göreve başlama konuşması yapmak zorunda kalanlar, konuşmayı üç dakikaya kısaltmalı ve kişisel konuları ekip toplantılarına saklamalıdır. Yeni bir pozisyonda ilk hafta pek çok şey affedilebilir, ama sessizlik asla.
Üç durum, üç konuşma
Ekip liderliği. En sık karşılaşılan durum: Sekiz ila on beş kişilik bir ekibin başına geçiyorsun; çoğu zaman kendi çevrenden terfi ettirildin. O zaman rol değişikliğini konuşmana dahil etmelisin, tek bir cümleyle, dramatize etmeden. Dün kadar iş arkadaşların olan bu kişilerin artık tatillerini onaylayacak bir üstleri var; odadaki herkes bunu biliyor, o yüzden bunu açıkça söyle. Dışarıdan geliyorsan, ilk haftalarınla ilgili en önemli cümle şudur: dinle, anla, sonra yargıla.
Yönetim. Çalışanların önünde, daha sonra nadiren yakından görüşeceğiniz insanlara hitap ediyorsunuz. Burada ses tonu her ayrıntıdan daha önemlidir: sakin, saygılı, abartılı vizyon söylemleri olmadan. Bir yönetim değişikliğinden sonra çalışanlar, her şeyden önce iş yerlerinin ve çalışma şeklinin güvende olup olmadığını öğrenmek ister. Bu konuda dürüstçe söyleyebileceğin şeyleri söyle ve daha fazla bilginin ne zaman verileceğini duyur.
Dernek başkanlığı. Üye genel kurulunda gönüllüler, gönüllülere hitap eder. Üç dakika: selefine bir teşekkür, ilk yıl için somut bir plan, yardım talebi. En sık yapılan hata, şirketlerdekiyle aynıdır: Yaz gezisinin devam edip etmeyeceğini öğrenmek isteyen insanlara büyük reform planları sunmak.
İfade ederken önemli olan noktalar
Planları duyurmak yerine dinleyeceğinizi belirtin. Bir göreve başlama konuşmasındaki en etkili cümle, bir tarihtir: “Önümüzdeki üç hafta içinde her birinizle birebir görüşeceğim, ardından ne anladığımı size aktaracağım.” İlk günden itibaren yeniden yapılanma duyuruları, henüz elinizde olmayan planlara karşı direnç yaratır.
Sadece bu ekibe uygun bir ayrıntı. Göreve başlamadan önce iki saat araştırma yapan kişi bunu bulur: ekibin geride bıraktığı proje, ödül ya da zorlu dönem. Böyle bir cümle, herhangi bir niyet beyanından daha fazla liderlik gücü gösterir, çünkü ekibe dikkat ettiğinizi kanıtlar. İlk birebir görüşme gerçekleşmeden önce yakınlık yaratır.
“Birlikte çalışmayı dört gözle bekliyorum” ifadesinin bir kanıtı olmalı. Bu cümle her iki göreve başlama konuşmasından birinde yer alır ve tek başına artık bir anlam ifade etmez. Hemen somut bir örnek ekleyin: tam olarak neyi dört gözle beklediğinizi ve ekibin bunu önümüzdeki haftalarda nasıl fark edeceğini belirtin.
Henüz bilmediklerinizi şeffaf bir şekilde dile getirin. “Yapıyı değiştirip değiştirmeyeceğimizi bugün söyleyemem; Mart sonuna kadar size haber vereceğim” demek, her türlü kaçamak ifadeden daha kendinden emin bir izlenim bırakır. Bilgi eksikliklerini dile getiren ve bununla ilgili tarihler veren kişi samimidir.
Doğru üslubu kullanın. Sizin önünüzde olanlara karşı saygılı olun. Her ne kadar değişiklikler yapmak için getirilmiş olsanız da: Odadaki insanlar bugüne kadarki işi yapanlardır. Eskiye yönelik her türlü küçümseme onları da etkiler.
En sık yapılan hatalar
Yeniden yapılanma tehdidi. “Tüm süreçleri ayrıntılı olarak inceleyeceğim” ifadesi size titizlik gibi gelse de, ekibinize işten çıkarma gibi gelir. İncelemek istiyorsanız, nasıl ve ne zamana kadar inceleyeceğinizi ve sonuçların ne olacağını belirtin.
Selefinle ilgili yorum. Selefinle ilgili her türlü yargı, ister olumlu ister olumsuz olsun, bir gaf olur. Odada ona sadık olan insanlar da var, onun altında zorluklar yaşayan insanlar da. Tarafsız bir teşekkür yeterlidir.
Kariyer monologu. On dakikalık kariyer aşamaları, ekibin gerçekten merak ettiği hiçbir soruyu yanıtlamaz. Kişi hakkında üç cümle, konuşma süresinin geri kalanı ise ortak geleceğe ayrılmalıdır.
Liderlik terimleri. “Yetki devri”, “eşit düzeyde iletişim”, “Kendimi bir koç olarak görüyorum”: Bu kelimeler o kadar sık tam tersini ifade etmiş ki, artık güvensizlik uyandırıyor. Davranışlarını anlat, etiketleri ise ekip kendisi versin.
Son kullanma tarihi olan vaatler. “Kapım her zaman açıktır” ifadesi, takviminiz ikinci haftadan itibaren doluysa klasik bir hatadır. Tutabileceğiniz şekilde dinlemeye hazır olduğunuzu vaat edin: sabit görüşme saatleri, düzenli ekip toplantıları.
Ayrıntılı örnekleri ve analizlerini göreve başlama konuşması örneklerimizde bulabilirsiniz: ilk haftasında bir ekip lideri ve yönetim değişikliğinden sonra bir genel müdür.
Konuşmanın ardından: ilk 100 gün
Göreve başlama konuşması bir başlangıçtır; yönetici olarak ilk 100 gün belirleyicidir. Kısa bir kontrol listesi: İlk üç hafta içinde tüm çalışanlarla birebir görüşmeler yapın; duyurduğunuz ara değerlendirme sonuçlarını sunun; ilk popüler olmayan kararı, koridor dedikoduları yayılmadan önce kendiniz açıklayın. Konuşmasında dinleyeceğini söyleyip ardından tek elden yönetmeye devam eden kişi, karşılıklı güvenden oluşan başlangıç sermayesini, herhangi bir kötü konuşmanın yapabileceğinden daha hızlı tüketir.
Daha sonraki etkinlikler için, örneğin yeniden yapılanmalardan sonra veya yılın başında, Ekibe Hitaben Konuşma adlı ayrı bir sayfa mevcuttur. Kariyerin diğer ucunda ise, farklı kuralların geçerli olduğu kendi Emeklilik Konuşması yer alır. Konuşmanda, seni liderlik rolüne getiren birine teşekkür etmek istersen, Teşekkür Konuşması altında uygun ifadeler bulabilirsin.
eloqole ile göreve başlama konuşmanızı nasıl hazırlarsınız
eloqole’a durumunuzu anlatırsınız: Ekip büyüklüğü, terfi mi aldınız yoksa dışarıdan mı getirildiniz, değişiklik sonrası ortam nasıl, hangi toplantıları duyurabilirsiniz. Buna göre, dinleyicilere değişiklikleri değil, yeni gelişmeleri duyuran, uzunluğunu sizin belirlediğiniz bir konuşma oluşturulur; bu konuşma, ekip toplantısı ve genel kurul toplantısı için farklı versiyonlara sahiptir. Her cümle tam size aitmiş gibi gelene kadar üzerinde çalışırsınız ve ilk gününüze hazırlıklı bir şekilde başlarsınız.