Yıl Sonu Değerlendirme Konuşmasında Neler Olmalı
Ekip için bir yıl sonu değerlendirme konuşması dört bölümden oluşur: yılın başarıları, dürüstçe dile getirilen bir başarısızlık, yapılan işler için somut teşekkürler ve gelecek yıla dair kısa bir bakış. Bu konular, Ocak’tan Aralık’a kadar kronolojik bir anlatım şeklinde değil, seçilen üç ana başlık altında ele alınır. Beş ila sekiz dakika yeterlidir.
Sebep neredeyse her zaman aynıdır: Yıl sona ermek üzeredir ve bir yönetici olarak yıl sonu kapanışında birkaç söz söylemeniz beklenir. Noel partisinde, son toplantıda veya Aralık ayındaki genel kurulda. Dinleyiciler orada bir bilanço basın toplantısı istemiyor. Kendi yıllarını bu konuşmada görmek istiyorlar. Bu nedenle, doğru kullanıldığında yıl sonu değerlendirmesi bir liderlik aracıdır: Odadaki herkese, çalışmalarının fark edildiğini gösterir ve yeni yılın temelini atar.
Yapı: on iki ay yerine üç aşama
En sık kullanılan yapı şeması aynı zamanda en zayıf olanıdır: Ocak, Şubat, Mart; takvimi baştan sona bir kez gözden geçirmek. Üçüncü aşamadan sonra kimse dinlemez, çünkü kalıp bellidir ve sonu görünmez. Bunun yerine, bu yıl yaşananlardan üç aşama seçin:
En büyük başarı. Ekibin gurur duyabileceği an. Bunu tarihiyle birlikte bir sahne gibi anlatın: Üretimin taşınmasının on dört gün yerine dört günde tamamlandığı gün. Başarıları kutlamak ancak ayrıntılarla işe yarar; kimse soyut hedeflerin ulaşılmasını kutlamaz.
En öğretici başarısızlık. İşe yaramayan proje, bugün farklı bir şekilde vereceğin karar. Başarısızlık, geriye dönük değerlendirmeye dahil edilmelidir çünkü ekibin zaten bunun olduğunu biliyor. Bunu dışarıda bırakan kişi, başarıların değerini de düşürür. Alınan dersi belirtin ve suç sorusunu bir kenara bırakın.
Ekibi ortaya çıkaran an. Takım ruhunun görünür hale geldiği durum: 14 yeni çalışanın oryantasyonunu bir yandan halleden iş arkadaşı, sertifikasyon öncesi gece vardiyası. Bu unsur, aidiyet duygusunu güçlendirir ve tüm konuşmaya anlam katar.
Her aşama için geçerli olan şudur: Yüzü olan rakamlar. Arkasında insanlar olmayan bir rakam, sadece bir kontrol rakamıdır; ismi olan bir rakam ise bir hikayedir. “Ciro yüzde sekiz arttı” pek bir şey ifade etmez. “Sandra’nın şikayetleri ele almasıyla Danimarka’dan alınan sipariş” ise akılda kalır.
Yıl sonu değerlendirmesinin sonunda teşekkürler ve gelecek beklentileri gelir. Teşekkürler somut başarıları takdir eder, gelecek beklentileri ise yeni yıl için bir plan belirtir. Tek bir tanesi yeterlidir.
Doğru Süre
Beş ila sekiz dakika, yani 700 ila 1.100 sözcük. Noel partisinde alt sınır geçerlidir: Orada yıl sonu değerlendirmesi gecenin bir parçasıdır ve sen konuklarla büfe arasında durursun. Kendi toplantınızda, sonrasında geri bildirim için zaman kalıyorsa konuşma sekiz dakika sürebilir. Hazırlık için zaman ayırın: Üç ana noktayı seçmek için bir saat harcamak, konuşmadan on dakika kazanmanızı sağlar.
Varyantlar: Konuşma, Toplantı, Çalıştay
Noel partisinde yıl sonu değerlendirmesi. En kısa biçim. Beş dakikalık kısa bir değerlendirme, teşekkürler ve gelecek beklentileri; ardından sıra büfeye geçer. Bu konuşmaya başka neler dahil edilmesi gerektiği, Noel partisi konuşması sayfamızda yer almaktadır.
Ekip içindeki yıl sonu toplantısı. Yıl sonu değerlendirmesini ekibinle birlikte şekillendirmek istiyorsan, konuşman moderatörlü bir formatın başlangıcı olur. Üç konuyu ele aldıktan sonra ekip kendi başına geriye dönüp bakar: Neler iyi gitti, ne öğrendik, iş akışlarımızda neleri değiştireceğiz. Yöntemsel olarak bu, beyaz tahtaya veya flipchart’a yapıştırılan post-it’lerle ya da uzaktan bir Miro veya Mural panosu üzerinde gerçekleştirilen yıllık bir geriye dönük değerlendirmedir. Bu yansıma, herhangi bir konuşmadan daha fazla ilham verir ve sizin konuşmanız da bunun tonunu belirler: Kendi başarısızlığını dile getiren kişi, sonrasında sessizlik yerine samimi ve yapıcı geri bildirim alır.
Büyük sahne. Şirket genel toplantısı, şube kutlaması, dernek toplantısı. 200 kişinin önünde her bir ekip üyesine tek tek teşekkür edemezsiniz; bu durumda somut başarıları olan grupları takdir edersiniz. Yapı aynı kalır.
Yılbaşı konuşmasından farkı. Yıl sonu değerlendirmesi yılın sonuna aittir ve geçmişe bakar. Yılbaşı konuşması ise yılın başında yapılır ve yeni yılın hedeflerine odaklanır. Aralık ayında konuşan kişi geriye dönük değerlendirmeyi yapar ve ileriye dönük bakışını iki, üç cümleyle sınırlar; Ocak ayında konuşan kişi ise bu oranı tersine çevirir.
Metni hazırlarken dikkat edilmesi gerekenler
İsim ve gerekçeyle teşekkür. Genel bir teşekkür (“harika çabaları için herkese”) kimsenin kendini değerli hissetmemesinin en hızlı yoludur. İsimleri ve bunların ardındaki başarıları belirtin. Listeyi iki kez kontrol edin: Unutulan bir isim, anılan on isimden daha ağır basar. Büyük gruplarda ise ekiplere teşekkür edin, her zaman somut bir neden belirtin. İşte tam da burada, her İK kılavuzunun bahsettiği takdir duygusu ortaya çıkar.
Ders çıkarılan başarısızlık. Formül şudur: Neyi denedik, ne oldu, bundan ne öğrendik. Üç cümle yeterlidir. Bir yöneticinin özeleştirisi, herhangi bir ekip analizinden çok daha etkili olur: “Sizin itirazlarınız yerine içgüdülerime kulak verdim” demek, gelecek yıl herhangi bir geri bildirim kuralından daha fazla itiraz yapılmasına yol açar.
Bir vaat olarak gelecek görünümü. İyi niyetler Şubat ayında suya düşer; tarih belirlenmiş somut bir plan ise kalıcı olur. “Haziran ayında Danimarka tesisini teslim edeceğiz” ifadesi, “Büyümeye devam etmek istiyoruz” ifadesinden daha etkilidir. Geleceğe bakış, konuşmanın bıraktığı son izlenimdir ve ekibinizin yeni yıla motive bir şekilde girip girmeyeceğini belirler.
Özel hayatı ölçülü bir şekilde ele almak. Kendi ailenizle ilgili bir cümle ya da yılbaşı gecesini evde geçirdiğinize dair bir söz, konuşmayı insancıl hale getirir. Bundan fazlası, özellikle özel hayatında zor bir yıl geçirmiş çalışanlar karşısında, çabucak haddini aşmış gibi algılanabilir.
En sık yapılan hatalar
Aylık kronoloji. On iki ay, on iki paragraf, sıfır heyecan. Yılı anlatmak için üç önemli dönüm noktası daha uygun olur.
Rakam mezarlığı. Ciro, EBIT, hastalık oranı, proje listesi. Geçen yılın sonuçları yönetim raporuna aittir; konuşmada ise her biri bir hikaye barındıran en fazla üç rakam yer almalıdır.
Güzelleştirilmiş geriye bakış. Eğer yıl zor geçmişse ve konuşma bir reklam broşürü gibi geliyorsa, konuşmacı bundan sonraki her şey için inandırıcılığını yitirir. Ekip de oradaydı; geçen yılı biliyor.
Gizli hedef belirleme. Ekibe yönelik beklentilerden oluşan bir gelecek öngörüsü (“gelecek yıl hepimiz daha verimli olmalıyız”), tüm gecenin havasını bozar. Hedefler hedef görüşmesine aittir; yıl sonuna ise takdir yakışır.
Kağıttan okunan teşekkürler. Teşekkürlerini kağıttan okuyan kişi, toplu mektup gibi gelir. Tam da bu kısmı serbestçe anlatın; gerekirse kağıttaki sadece isimleri okuyun.
Analiz içeren iki tam konuşma, biri yönetimden, diğeri dernekten, Yıl Sonu Değerlendirme Örnekleri bölümümüzde bulabilirsiniz.
eloqole ile Yıl Sonu Değerlendirmen Nasıl Oluşur?
eloqole’a önemli noktalarını aktarıyorsun: başarılar, başarısızlıklar, teşekkür etmek istediğin kişiler, gelecek yıl için planların. Bunlardan yola çıkarak, girişten sonuna kadar, başarılı bir yeni yıl dilekleriyle biten, istediğiniz uzunlukta, tam metin halinde bir yıl sonu değerlendirme konuşması oluşturulur. Konuşma tam size göre olana kadar üzerinde çalışır, yüksek sesle okur ve gereksiz kısımları çıkarırsınız. Böylece, ekibinizin Mart ayında bile hatırlayacağı bir yıl sonu değerlendirmesi hazırlamış olursunuz.