Birbirinden çok farklı iki durum için iki eksiksiz iş konuşması: müşterilerle bir kutlama akşamı ve personelin önünde bir rakam toplantısı. Şirketler ve rakamlar uydurma, mekanik gerçek. Her konuşmadan sonra, onu neyin taşıdığı yazıyor. Kurgu, konuşma süresi ve çeşitlemeleri İş konuşması yazma sayfası açıklıyor.
Örnek 1: Onuncu yıl kutlamasındaki müşteri etkinliğinde genel müdür
Durum: Nakliye firmaları için yazılım üreten bir şirketin akşam etkinliği, 120 misafir (müşteriler, ortaklar, çalışanlar). Konuşma süresi sekiz dakika, ardından açık büfe.
İyi akşamlar. Büfeye geçmenize izin vermeden önce, sizi kısaca Ekim 2016’ya götüreceğim.
O zamanlar Cargoplan üç kişiden ve Osnabrück’teki bir bodrum ofisinden ibaretti; kışın kalorifer, ancak su ısıtıcısı aynı anda kapalıysa çalışıyordu. İlk faturamız bugün koridorda çerçeveli asılı duruyor: numara 0001, 840 euronun üzerinde, Kruse Nakliyat’a kesildi. Bay Kruse bu akşam burada. O dönem sektörde, üç öğrencinin sevkiyat aracına şans veren tek kişi sizdiniz. Ve ilk altı haftada 31 hata bildirdiniz, hepsi düzgünce numaralandırılmış, faksla. O faks, bir öğrenci projesini bir ürüne dönüştürdü. Bunun için teşekkürler.
Bugün 214 nakliye firması Cargoplan ile yaklaşık 9.000 aracın sevkiyatını planlıyor. Ama en çok gurur duyduğum rakam başka: İlk yılımızdaki on müşteriden dokuzu hâlâ yanımızda. Onuncusu işletmeyi oğluna devretti. O da müşteri, yani yarım sayılır.
Bu akşama üç teşekkür yakışır. Müşterilerimize: Sevkiyat planlamanızı, yani işletmenizin kalbini bize emanet ettiniz ve geri bildirimleriniz her sürümün içinde. En çok kullanılan özelliğimiz olan bekleme süresi ışığı, 2019’da Ohlendorf Nakliyat’ın bir e-postasında üç satırlık bir istek olarak duruyordu. 38 çalışanımıza: Geçen yıl yeni platforma geçişi sırtladınız, 214 müşterinin tamamını taşıdınız, üstelik bu yüzden tek bir kamyon bile durmadan. Son taşıma gecesi, toplantı odasında pizzayla saat 04.40’ta bitti. O geceki fotoğrafları, ilgililerin hatırına bugün göstermiyorum. Ve 2017’de makine parkı olmayan bir yazılım girişimine kredi veren Sparkasse Osnabrück’e. O zamanlar sizin bir çalışanınız, işler ters giderse neyi haczedeceğini sormuştu. Ters gitmedi.
Geleceğe dair tek cümle, bir kutlama akşamına fazlası gerekmez: Ocak ayında gümrük platformuna bağlantı devreye giriyor; yarınızın yıllardır beklediği proje. Önceden görmek isteyen, birazdan beni barın yanındaki ayaküstü masada bulur.
On yıl, 214 müşteri, ilk günden bu yana onda dokuzu hâlâ gemide. Büfe açıldı. Bay Kruse, on yılın ardından ilk tabak sizin hakkınız.
Bu konuşma neden işe yarıyor: Giriş, doğrudan bir sahneye atlıyor; bir mekân ve yalnızca bu şirketin anlatabileceği bir ayrıntıyla: kalorifere karşı su ısıtıcısı. Yıl dönümü rakamları o zaman/bugün karşıtlığı üzerinden etkisini gösteriyor ve en güçlü rakam bir bağlılık rakamı (ilk müşterilerin onda dokuzu), çünkü salondaki dinleyicileri doğrudan ilgilendiriyor. Teşekkür geniş kapsamlı değil, adresli: isimli ve faks anekdotlu bir müşteri, ölçülebilir bir başarıyla çalışanlar, bir alıntıyla banka. Geleceğe bakış tarih içeren tek bir cümle olarak kalıyor, çünkü bir kutlama akşamı yol haritası kaldırmaz. Ve final, Bay Kruse’ye giden tabakla doğrudan akşamın kendisine bağlanıyor.
Örnek 2: CFO, yıllık rakamları personelin önünde açıklıyor
Durum: 450 çalışanlı bir lojistik grubunun yıl başı toplantısı, yemekhane ve şubelere video yayını. Mali işlerden sorumlu genel müdür, geçen yılın rakamları için on iki dakikaya sahip.
Ben rakamların kadınıyım ve yanımda tam olarak tek bir slayt getirdim. Üstünde tek bir euro var.
Bu euro, müşterilerimizin geçen yıl bize ödediği 87 milyonu temsil ediyor. Size onun nereye gittiğini göstereceğim. 52 sent: ücretler, maaşlar, sosyal güvenlik primleri; en büyük kalem ve bir nakliye firmasında bu da böyle olması gereken doğru şey. 17 sent: dizel, geçiş ücreti, enerji. 14 sent: dış navlun, yani ortak firmaların bizim için yaptığı seferler. 9 sent: kiralama, sigortalar, atölye, BT. 4 sent: faizler ve vergiler. Geriye 4 sent kalıyor. Bu bizim kârımız: 3,4 milyon euro.
Euro başına dört sent. Bunu bu kadar açık söylüyorum, çünkü geçen yılki toplantının ardından depodan bir çalışma arkadaşım bana “o milyonların” aslında nereye aktığını sormuştu. Haklı bir soru, işte cevabı: 3,4 milyonun 2,6’sı çoktan planlanmış durumda. On iki yeni tır 1,9 milyona mal oluyor, 3 numaralı depo için elleçleme robotu ise 700.000 daha. Kalan 800.000 ise yedek akçeye gidiyor. Kulağa sıradan geliyor. Ama bu yedek akçe, 2023 baharında dizel fiyatlarının zirvesini, kimse işinden olma korkusu yaşamadan atlatmamızı sağladı.
Yıldan, bilmeniz gereken üç rakam. Birincisi: Ciro yüzde altı büyüdü, tonaj ise yalnızca yüzde iki. Tercümesi şu: Daha iyi fiyatları kabul ettirdik ve daha az kilometreyi boş kat ettik. Boş sefer oranı yüzde 21’den yüzde 17’ye düştü ve bu, sevkiyat planlamanın eseriydi. İkincisi: Depo lojistiği, faaliyete geçişinden üç yıl sonra ve planlanandan bir yıl önce ilk kez kâra geçti. Üçüncüsü, tatsız olanı: Alacak kayıplarımız, iki müşteri iflas ettiği için üç katına çıkarak 410.000 euroya ulaştı. Bu yüzden satış ekibi artık yeni müşterileri daha sıkı inceliyor ve bu yüzden ben de artık kâğıt üzerinde iyi görünen bir siparişe zaman zaman hayır diyorum.
Bütün bunlar sizin için ne anlama geliyor? Nisandan itibaren yüzde 4,1’lik toplu sözleşme zammı planlamaya dahil ve finanse edilmiş durumda. Geçen yılın primi mayıs bordrosuyla geliyor: tam zamanlı için 900 euro, yarı zamanlı için orantılı olarak. Ve yazın biri yine milyonların nereye aktığını sorarsa: Euro’lu slayt, ardındaki tüm rakamlarla birlikte yarından itibaren her ilan panosunda asılı olacak. Daha ayrıntısını merak eden: Rakamlarımızı soran herkese, gerekirse bir kahve eşliğinde açıklarım. Benim ofisim, resepsiyonun yanındaki cam kapılı olan.
Bu konuşma neden işe yarıyor: Tek euro, bir çeviri başarısı: 87 milyonu kimse kavrayamaz, euro başına 4 sent kârı finans geçmişi olmayan herkes anlar. Konuşma, geçen yılın eleştirel sorusunu kelimesi kelimesine alıntılıyor ve onu savuşturmak yerine haklı ilan ediyor. Böylece soru-cevap turu daha baştan yarı yarıya etkisizleşiyor. Kötü rakam, iyilerin yanında eşit ağırlıkta duruyor ve aksi hâlde tepki çekecek bir kararı gerekçelendiriyor: bazı siparişlere söylenen hayır. Ve final, bilançoyu dinleyicileri doğrudan ilgilendiren şeylere bağlıyor: toplu sözleşme, prim, kontrol için bir ilan.
Her iki konuşmanın ardındaki kalıp
Kutlama akşamı ile rakam toplantısı birbirinden daha farklı zor olur, ama öz aynı: Her iki konuşma da şirket verilerini gözle görülebilir şeylere çeviriyor. Çerçeveli bir fatura, bir slayttaki tek euro. İkisi de güvenilirliği rahatsız edici bir ayrıntıdan alıyor: bodrum ofisindeki su ısıtıcısı, üç katına çıkan alacak kayıpları. Kendi iş konuşmanızı kurarken: Önce tek bir ana mesajı belirleyin, sonra işletmenizden buna dair iki üç somut kanıt bulun. Kurgu, konuşma süresi ve başka durumlar için çeşitlemeleri İş konuşması yazma sayfası gösteriyor. Orada eloqole, etkinliğiniz için metni size yazar.