Aynı vesileyle iki tam konuşma: önce birim yöneticisi terfiyi duyuruyor, ardından terfi eden kişi yanıt veriyor. İsimler ve şirket uydurma, yapıyı devralabilirsin. Her konuşmadan sonra neden işe yaradığı yazılı. Arkasındaki yapı taşlarını Terfi Konuşması sayfası açıklıyor.
Örnek 1: Birim yöneticisi terfiyi duyuruyor
Durum: Müşteri Hizmetleri biriminin aylık toplantısı, odada 40 kişi, üç dakika. Takım lideri Daniel, departman müdürü oluyor.
Rakamlara geçmeden önce bugün duyuracağım bir şey var ve iki haftadır bunu heyecanla bekliyorum.
Daniel beş yıl önce aramıza katıldığında telefon danışma hattında müşteri danışmanıydı. İlk yılında, o sıra kimsenin ondan istemediği bir şey yaptı: üç ay boyunca aslında önlenebilecek her şikâyeti not etti ve bunlardan on iki maddelik bir öneri listesi çıkardı. Dokuzunu hayata geçirdik. Bütün geri arama sistemimiz sonradan bu listeden doğdu.
Üç yıl önce Daniel, Batı Takımı’nı devraldı; sekiz kişilik, o dönem birimdeki en yüksek personel devrine sahip takım. Bugün on dört kişiler ve son iki yılda yalnızca bir kişi, o da taşınma yüzünden ayrıldı. Takımın yanıt süreleri altı çeyrektir birim ortalamasının altında. Bu bir şans dizisi değil, liderlik emeği.
Beni asıl ikna eden üçüncü bir şey oldu. Geçen yaz yeni bilet sistemini devreye aldığımızda ilk hafta her yer yangın yeriyken, akşam sekizde hâlâ danışmanlarla ekran başında oturan Daniel’di. Hiç şikâyet etmedi ama her sabah bana dürüst bir durum raporu gönderdi. Hoşa gitmeyenleri bile.
O yüzden bu ancak böyle olabilirdi: Daniel, 1 Ağustos’ta Mevcut Müşteriler departmanının başına geçiyor; üç takım ve 38 çalışan. Batı Takımı’nda yerine kimin geçeceğini temmuz ortasına kadar netleştireceğiz ve evet, önce içeriden arıyoruz.
Daniel, terfin kutlu olsun. Bundan daha hak edilmişi olamaz. Şimdi söz sende.
Neden işe yarıyor: Konuşma kararı beş yıldan üç somut başarıyla kanıtlıyor: kimsenin istemediği şikâyet listesi, takımın personel devri rakamları, kriz haftasındaki durum raporları. Her durağın doğrulanabilir bir ayrıntısı var, bu yüzden hiçbir cümle yağcılık gibi durmuyor. Konuşma bir yandan da odanın sessiz sorusunu (“Neden o?”) ve pratik soruyu (“Batı Takımı ne olacak?”), daha kimse sormadan yanıtlıyor. Kapanış, sözü doğrudan terfi eden kişiye, toplantı havasına uygun teklifsiz bir cümleyle bırakıyor.
Örnek 2: Terfi eden kişi yanıt veriyor
Durum: Hemen ardından, 200 sözcük, bir dakikayı biraz aşan bir süre.
Teşekkürler, Katrin. Şu şikâyet listesi hikâyesinin bir gün yeniden masaya geleceğini biliyordum.
Bugün gerçekten teşekkür etmek istediğim üç taraf var. Katrin, üç yıl önce bana kâğıt üzerinde henüz hazır olmadığım bir takım verdin. O güven, herhangi bir eğitimden çok daha fazla iz bıraktı bende. Meike, takım liderliğimin ilk yılında her tırmanıştan sonra neyi daha iyi yapabileceğimi bana sormadan söyledin; hep de haklıydın. Ve Batı Takımı: Katrin’in az önce okuduğu rakamları siz çıkardınız. Ben çoğu zaman yalnızca yanınızda durdum.
Yeni departmana bir de açıklama, nerede durduğunuzu bilin diye: ilk altı haftamda temel hiçbir karar vermiyorum. Üç takımın da içine girip isteyen herkesle bir görüşme yapacağım. Yıllardır bekleyen dertleri olan, lütfen yanında getirsin. Sonrasında neyin değişeceğini konuşuruz.
1 Ağustos’tan itibaren beni kahve mutfağının yanındaki odada bulursunuz. Kapı açık; bu boş bir laf değil, bilinçli bir tercih.
Neden işe yarıyor: Giriş, patronun konuşmasına bağlanıyor; bu hem hazırcevaplığı gösteriyor hem de iki çıkışı birbirine bağlıyor. Teşekkür, her biri somut bir gerekçeyle üç muhataba gidiyor; biri de başarıyı geri verdiği kendi takımı. İlk açıklama iddiada mütevazı, planda net: altı hafta dinle, sonra karar ver. Böylece yeni bir patrona kavuşan 38 kişiyi rahatlatıyor. Son cümle, yıpranmış “kapım açık” lafına bir yer ve bir tarih vererek onu yeniden işler kılıyor.
Her iki konuşmanın ardındaki kalıp
Duyuru konuşması kanıtlarla ayakta durur, yanıt ise isimlerle. İkisi de üç dakikanın altında kalıyor, odanın sorularını sorulmadan yanıtlıyor ve ikisi de ileriye bakan bir cümleyle bitiyor. Sen duyuran taraftaysan: önce doğrulanabilir üç başarı topla, gerisi kendiliğinden gelir. Terfi ettiysen: iki isim, bir plan. eloqole senin madde başlarından her iki metni de yazar; yeni pozisyonda bir takımın başına geçen için göreve başlama konuşması’na giden yol da orada.